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详细内容

华菲汇•如何建立稽核体系


 

佛山工艺品有限公司

如何建立稽核体系

三人行企业管理咨询驻华菲汇项目组

20151228

目录:

一、企业简介

二、项目进程

三、动作背景

四、实施动作

五、数据变化

六、变革感悟

一、企业简介    

佛山市华菲汇工艺品有限公司是大型的人造花ODM制造商,主要生产单枝花(紫罗兰、牡丹、玫瑰等系列),每月产能达到12X40’HQ 650,000枝人造花),拥有佛山,封开两个人造花生产基地,人造花厂区生产面积超过17,000平方米,生产员工总数超过800人。总部位于中国广东省佛山市,紧邻广州,距广州白云机场仅一小时车程。

佛山市华菲汇工艺品有限公司拥有自主研发人造花产品的专业精英团队,一流的生产基地和高素质的人造花营销队伍,拥有1000多个人造花卓越品种和近万个花色,每年研发推出80多个人造花新颜色和新品种,可以根据客户的要求定制人造花产品,为全球客户提供最贴心的服务。从2006年开始至今,佛山市华菲汇工艺品有限公司参加了历届广交会,也参加在欧洲和国内的一些展览交易会。华菲汇的营销模式:大型人造花制造商(ODM),拥有大量人造花自主研发产品,提供批量定制业务。

佛山市华菲汇工艺品有限公司致力于打造人造花百年企业,向全球客户提供卓越的人造花产品,不断满足市场的需求,通过互利,共赢,发展,壮大,为社会提供更多的就业机会,并不断培训出卓越员工,以此承担更多的社会责任。

企业简介——厂房:

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企业简介——产品:

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二、项目进程

2015316日进驻;

2015414日召开誓师大会;

项目运行至今288天(含节假日)

前言

企业的发展是由多种因素共同作用的结果,但归结起来,不外乎外在和内在两种因素。外在因素主要指企业发展的环境因素,如政策、法规、资源,以及经济和社会发展水平等。内在因素则主要表现在企业的执行力上。也就是说我们要在短时间内提升企业的竞争力,就必须加强执行力,可以说,一个企业生存和发展的关键就在于执行力是否到位。

三、动作背景

1 佛山市华菲汇工艺品有限公司的前身为佛山市工艺总厂,是一家集体企业,很多员工是从工艺总厂跟到这边,长期以来形成的不良习惯也一并带了过来。企业管理人员之间因为是多年的好同事,对方的问题基本都是睁只眼、闭只眼,影响到自己的工作,最多也只是抱怨一下,最后还是不了了之。

2、多年来形成了很多流程制度,但出现问题时从来不与这些相关联,基本都是口头讲一讲,责任承担更是无从谈起。由于责任总是在上下级之间、部门之间推诿,中基层管理人员做事总是畏首畏尾,毫无执行力可言。

3、面对人员的不作为或乱作为,面对时有发生的各种混乱现象,公司暗中设立了一个类似调查员的职位,但调查结果出来后,往往因为当事人的资历深或者其它各种理由,导致最终无法落实责任。久而久之,调查员本身也失去了工作积极性,这一职位因此没能发挥到预想的作用。

四、实施动作

第一层觉知:觉知现状,稽核设立;

第二层觉知:人员确定,岗前培训;

第三层觉知:明确标准,前期准备;

第四层觉知:动作展开,频繁总结;

第五层觉知:结果运用,绩效关联;

第六层觉知:稽核延伸,全员参与。

第一层觉知:觉知现状,稽核设立;

变革前现状:

1、公司全权委托生产副总全面抓生产,但因个人能力及精力问题,导致事情无法切实执行到位。

2、很多事情只有老板亲自抓才会有一些效果,特别是涉及到一些资深的技术人员时更是如此。而一旦老板没关注到,就又回到了无序状态。

变革后做法:

问题点

解决思路\动作

执行情况不清楚,无检查,无统计,规定无法得到长期有效执行

1建立进行专职检查的部门-稽核部,明确以后所有部门及人员的执行力将以执行率的数据加以体现

稽核人员在组织架构内的位置不明确

1调整公司组织架构,明确稽核部架构上归总经办直接管理,工作由老师辅导,直接对董事长负责

高层对稽核的认知不够,担心花钱请专职稽核,如果不能达到预期效果会得不偿失

1对高层决策者进行三人行稽核思想的讲解,播放[稽核控制法]视频。帮助他们建立信心,初步消除思想上的顾虑。


2将原来的调查员转为第一名稽核员,将地下调查工作公开化。并明确稽核的工作性质是明查,而非暗访

 

 

小结:

通过第一层觉知,我们扫除了对稽核认知上的根本障碍,建立了稽核部门,并明确了稽核的定位及工作性质,为公司执行文化和责任文化的打造提供了基本的组织保障。

第二层觉知: 人员确定,岗前培训;

变革前的现状:

由于稽核部是一个新部门,稽核员对稽核工作缺少基本的了解,对稽核工作的具体做法不清楚,做事大多凭自己的主观判断,工作起来阻力很大,以致自己都认为稽核就是专门找人麻烦的工作。

变革后做法:

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小结:

通过对稽核员的培训,让他们对稽核工作有了一个整体认识,对稽核工作的具体作法也更加清楚。思想上也知道了自己就是第一个榜样,养成要求别人前先检视自己的习惯。

第三层觉知:明确标准,前期准备;

变革前现状:

以往所有的流程文件基本都是僵尸文件,由几个高层领导坐在办公室制订,然后就束之高阁,需要用到时,高层早就忘记了还有这么个文件,而中基层管理人员压根就不知道有这么个东西。其执行性可想而知。

变革后做法:

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小结:

通过学习,大家了解了文件要得到有效执行,必须具备三要素,文件的可执行性得到切实提高。同时对稽核的工作有了更深一层的认识,增加了对稽核的认同感。

第四层觉知:动作展开,频繁总结;

变革前现状:

没有明确的稽核计划,走到哪查到哪;没有对具体的检查情况进行记录并汇总,缺少对问题的反馈及纠责;没有定期进行总结,高层难以了解工厂运行的全貌。

变革后做法:

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小结:

稽核计划的制订以及看板的设置,明确了稽核员的日常工作,提高了稽核工作的效率。频繁的总结以及高层的参与,让稽核的方向更加明确,稽核工作的认同度以及稽核的权威得到进一步的加强。

第五层觉知:结果运用,绩效关联;

变革前现状:

中基层人员很少被关注,工作情况只有直接上司知道,对工作缺乏合理的评价。出现重大问题,企业管理人员之间习惯性的互相推卸责任,

而不是主动承担并积极寻找解决问题的方法。

变革后做法:

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小结:

通过以上动作,管理人员的羞耻心及责任心被有效的激发。每个人都不甘落后,勇于担责。

第六层觉知:稽核延伸,全员参与;

变革前现状:

因行业特点及历史原因,华菲汇公司未设专职品管人员,稽核部成立后,花了很多精力抓产品的品质,但随着变革的不断深入,流程制度得到完善,稽核需要检查的点越来越多,但稽核员精力有限,无法面面俱到。

变革后做法:

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小结:

横向问责的推行大大缓解了稽核人员事务缠身、难以兼顾的尴尬局面。作为稽核的延伸手段,充分调动了其它管理人员的主观能动性,使监督和担责变成了一种习惯,稽核的重要作用得到进一步强化。

结语

不是每个人都可以成为一名合格的稽核员;因为不是每个人都能够坚定不移的奉行帮助别人,成就自我的理念,帮助需要不计得失的付出,成就常常只是磨难的代名词,如果不能主动适应大工作量,快速调整自己面对各种责难,稽核工作就会是一种难以承受的重。

教授讲过,修管理禅其实就是修定和觉。如果能够保持觉醒,如果能够从容淡定,你就是一名合格的稽核员,你也就是管理禅的真正践行者。

向三人行管理咨询项目的所有稽核员致敬!

五、数据变化

稽核数据变化

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六、变革感悟

尊敬的三人行管理咨询老师:

 大家上午好!

我是稽核员肖林,于2015416日加入到华菲汇这个大家庭,那时三人行管理咨询老师进驻华菲汇刚好一个月,我很荣幸能够参与这次管理变革,变革让我学会很多以前在工厂学不到的东西,在管理变革过程中我感触很深。说实话,刚开始很不习惯,原因可以用三个字形容,就是很难受,难受过后我慢慢发现自己在变革过程中的价值和成就,感谢老师们在我感觉难以承受时对我的指导和鼓励。下面由我来和大家一起分享我的工作心得:

首先:我一直以稽核部口号帮助别人、成就自我时刻提醒自己,在执行过程中,一直以帮助别人的心态,只对事不对人,心中无任何杂念,只抱着一个目的做事——你按控制卡、方案、流程制度做好了吗?我检查了没有,我检查了多少次?我们白天的时间几乎都在现场,总结工作基本只能晚上加班进行,但我们时刻不忘用自己的正面带动被检查者,稽核部从建立至今没有任何物质激励也一样可以做好。稽核的工作是改人的习惯,要想改掉一个人的不良习惯不是一朝一夕的事,一定要通过反复抓,抓反复,这样好的习惯才能慢慢形成。变革九个月了,公司的6S一直在坚持着,使公司的容貌一直保持整齐、干净让员工有一个舒适的环境。公司的商学院每周坚持着部门师傅、管理员传授自己的工作经验,让每个人都知道部门的工作内容及工作性质。公司的品质比之前也是大有改善,因为之前没有首样核对,没有定时巡检,变革的一系列动作仍在进行中,我们一定会时刻保持觉知,坚持检查原则。通过这段时间的变革,我慢慢发现公司员工从以前的抵触、散漫、自由的习惯变成了今天的接受、主动承担、积极向上精神,这也许就是稽核的成就吧。

在变革过程中,这里更多是我发现我被三人行老师们同化了,我发现三人行老师有很多优点值得我们去学习,三人行老师的敬业、刻苦、耐心和不达目的誓不罢休的精神和三人行的管理理念渐渐的深入我的心,让我体会到工作中、甚至生活中不断的去觉知,所带来的好处,也见证了华菲汇通过变革取得的成果。三人行老师为我们营造了紧张、积极向上、团结互助的团体氛围。稽核的手法就是改人,通过反复检查每一个动作的执行情况达到改变习惯,从而改变人的目的。三人行强调的是做,反复的做并在做的过程中去觉知、领悟、去改进。我本人也是在做的过程中得到了不断的进步,因为每次的早会和变革周例会老师和董事长点评的时候我能从他们针对某些问题的处理方式上学到很多东西。

最后我想说的是,感谢公司给我一个这么好的学习机会,感谢三人行老师对我们的教导,感谢各部门的同事对我们稽核部的理解和支持。谢谢大家!

                                                               稽核部 

                                                                       2015.12.24


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